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Regulamento
REGULAMENTO DE UTILIZAÇÃO DO AUDITÓRIO DA APDC
I – DISPOSIÇÕES GERAIS
O presente Regulamento estabelece as condições de utilização do Auditório da APDC, localizado na Avenida João XXI, nº 78, r/c esq, em Lisboa.
Este espaço está especialmente vocacionado para a realização de reuniões, ações de formação, workshops, conferências e outros eventos de natureza institucional e profissional, que se enquadrem nos objetivos estratégicos da associação.
A utilização do auditório será prioritariamente concedida a associados da APDC, patrocinadores e parceiros estratégicos, bem como a iniciativas promovidas por entidades externas que contribuam para a missão da APDC de promover a transformação digital da economia e da sociedade em Portugal.
O auditório encontra-se equipado com recursos audiovisuais adequados à realização de eventos.
O auditório da APDC está situado num rés-do-chão elevado, acessível apenas por escadas, não estando, por isso, adaptado para pessoas com mobilidade reduzida ou utilizadores de cadeira de rodas.
Dispõe de uma copa de apoio, destinada exclusivamente ao uso de serviços de catering contratados pela APDC, bem como de duas casas de banho individuais, devidamente assinaladas para homens e senhoras.
II – CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO
1. Pedido
1.1. O pedido de reserva deve, preferencialmente, ser efetuado com uma antecedência mínima de 30 dias, através do endereço eletrónico: eventos@apdc.pt.
1.2. O pedido deve conter:
- Identificação da entidade requerente (nome, morada, NIF);
- Nome e contactos do/a responsável pela organização (telefone e email);
- Informação detalhada sobre o evento, incluindo:
- Tipo de evento;
- Data e horário pretendido;
- Necessidades técnicas e logísticas.
2. Decisão
2.1. A autorização da utilização do auditório depende de avaliação por parte da APDC, tendo em conta a natureza do evento e a disponibilidade do espaço.
2.2. A APDC reserva-se o direito de recusar pedidos de utilização, nomeadamente quando o espaço já se encontre reservado, ou quando o evento não se revele adequado ao espaço ou aos princípios e missão da associação.
2.3. A decisão será comunicada no prazo máximo de 5 dias úteis após receção do pedido completo.
3. Utilização e Responsabilidades
3.1. A utilização do auditório inclui o acesso ao espaço e aos equipamentos audiovisuais disponíveis. A operação destes equipamentos requer obrigatoriamente a presença de um/a técnico/a da APDC, cujo custo será acrescido ao valor de aluguer.
3.2. Todos os serviços complementares ao aluguer do auditório — incluindo catering, apoio técnico adicional, mobiliário suplementar ou serviços de limpeza fora do plano base — são obrigatoriamente assegurados pela APDC, através dos seus fornecedores. A sua contratação está sujeita a solicitação prévia por parte da entidade organizadora e será objeto de inclusão no orçamento final.
4. Valores da Utilização
4.1. Os valores de aluguer do auditório e dos serviços adicionais são fornecidos mediante pedido de orçamento à APDC.
4.2. Poderão ser concedidas isenções totais ou parciais a entidades sem fins lucrativos, mediante pedido devidamente fundamentado.
4.3. O aluguer inclui os serviços de limpeza base. Serviços adicionais ou reforçados poderão implicar custos acrescidos.
4.4. Alterações ao plano inicial do evento, após confirmação, poderão dar origem a custos adicionais.
5. Pagamentos
5.1. O pagamento de 50% do valor total deverá ser efetuado no ato da confirmação da reserva. O montante remanescente deverá ser liquidado até 10 dias úteis antes da data do evento.
5.2. Em caso de cancelamento até 10 dias úteis antes do evento, os valores pagos poderão ser reembolsados, deduzidos dos encargos já incorridos.
6. Incumprimento
6.1. O incumprimento das condições estabelecidas neste regulamento poderá resultar no cancelamento da reserva, sem direito a reembolso, e poderá implicar o pagamento de indemnizações por danos causados.
7. Caução
7.1. A APDC reserva-se o direito de exigir uma caução, a definir caso a caso, para cobertura de eventuais danos ou incumprimentos contratuais.
7.2. A caução será devolvida até 15 dias após a realização do evento, desde que não se verifiquem prejuízos ou incumprimentos.
8. Efeito
8.1. A utilização do auditório só será válida após aprovação formal da APDC e receção do Termo de Responsabilidade devidamente assinado pela entidade organizadora.
III – NORMAS DE UTILIZAÇÃO
1. Regras Gerais
1.1. É proibido fumar no interior do edifício.
1.2. Só é permitido consumir alimentos no auditório com autorização prévia da APDC.
1.3. Não é permitida a entrada de animais, exceto cães-guia.
1.4. É proibido danificar o espaço (furar, colar, riscar paredes, etc.).
1.5. Qualquer montagem adicional ou decoração requer autorização prévia.
2. Obrigações do Cessionário
2.1. O cessionário é responsável por:
- Segurança de pessoas e bens;
- Cumprimento das regras legais e regulamentares;
- Reparação de danos ou substituição de equipamentos danificados.
2.2. A APDC não se responsabiliza por bens deixados no espaço.
2.3. Para eventos com elevado número de participantes, ou que envolvam montagens especiais, poderá ser obrigatória a apresentação de seguro de responsabilidade civil válido, cobrindo riscos para pessoas e bens.
- O aluguer das salas é condicionado à disponibilidade das mesmas;
- Os cancelamentos deverão ser efetuados com 7 dias de antecedência de data de início do aluguer;
- O período mínimo de aluguer é de 4 horas (meio dia).